Automatizar un proceso defectuoso no elimina su fricción: la vuelve más rápida y más difícil de ver. Antes de elegir una herramienta, conviene separar tres preguntas: ¿el resultado esperado está claro?, ¿el flujo ocurre de forma suficientemente estable?, ¿las excepciones se pueden reconocer y tratar?
Señales de que sí está listo
El proceso se repite con frecuencia, tiene una entrada y una salida reconocibles, consume tiempo verificable y sus excepciones más comunes están documentadas. También existe una persona responsable del resultado, no solo de la herramienta.
Señales de que debe rediseñarse
Cada equipo lo ejecuta de una forma distinta, las decisiones dependen de información informal o el objetivo cambia según quién lo solicita. Allí el primer trabajo es reducir traspasos, aclarar reglas y acordar qué significa una salida correcta.
Una primera prueba útil
Elija un tramo que pueda probarse en 30 a 45 días. Mida el tiempo actual, defina qué debe revisar una persona y escriba las condiciones para detener el piloto. El valor de la primera automatización también está en lo que permite aprender.